ERP và CRM: Đâu là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?

Điều hành doanh nghiệp đồng nghĩa với việc quản lý khách hàng, bán hàng, nhân sự, tài chính, hàng tồn kho, vận hành và vô số công việc hằng ngày. Khi doanh nghiệp phát triển, bảng tính và các công cụ rời rạc nhanh chóng trở nên khó quản lý.

Đó là lúc phần mềm CRM và ERP phát huy tác dụng.

Nhưng thực sự doanh nghiệp của bạn cần gì giữa CRM và ERP?

Câu trả lời phụ thuộc vào điều bạn muốn cải thiện. Hãy cùng phân tích sự khác biệt để giúp bạn đưa ra quyết định.

CRM là gì?

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management – quản lý quan hệ khách hàng) được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý mối quan hệ với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.

Một hệ thống CRM thường hỗ trợ:

1. Quản lý thông tin khách hàng
2. Theo dõi khách hàng tiềm năng và cơ hội bán hàng
3. Chăm sóc, liên hệ lại với khách hàng tiềm năng
4. Quản lý phễu bán hàng
5. Ghi nhận các tương tác với khách hàng
6. Cải thiện dịch vụ hỗ trợ khách hàng
7. Tự động hóa hoạt động bán hàng và marketing

Nói một cách đơn giản, CRM tập trung vào khách hàng.

Ví dụ, nếu đội ngũ bán hàng của bạn đang chật vật theo dõi khách hàng tiềm năng, các lần liên hệ lại và các cuộc trao đổi với khách hàng, CRM có thể gom tất cả vào một hệ thống có tổ chức.

ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) tập trung vào việc quản lý hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.

ERP có thể kết nối các mảng như:

1. Tài chính và kế toán
2. Quản lý kho
3. Mua hàng
4. Nhân sự
5. Sản xuất
6. Bán hàng
7. Chuỗi cung ứng
8. Vận hành doanh nghiệp
9. Báo cáo và phân tích

Nói một cách đơn giản, ERP tập trung vào cách doanh nghiệp vận hành.

Thay vì dùng các hệ thống riêng biệt cho kho, kế toán, mua hàng và vận hành, ERP có thể hợp nhất các chức năng này trên một nền tảng duy nhất.

CRM và ERP: Khác nhau ở điểm nào?

Cách dễ nhất để hiểu sự khác biệt là nhìn vào mục đích chính của mỗi hệ thống.

CRMERP

Tập trung vào khách hàng

Tập trung vào vận hành doanh nghiệp

Hỗ trợ quản lý khách hàng tiềm năng và bán hàng

Hỗ trợ quản lý nguồn lực và quy trình

Cải thiện quan hệ khách hàng

Nâng cao hiệu quả vận hành

Chủ yếu được đội ngũ bán hàng và marketing sử dụng

Được sử dụng ở nhiều phòng ban

Theo dõi các tương tác với khách hàng

Theo dõi thông tin trên toàn doanh nghiệp

Tóm lại, CRM giúp bạn bán hàng tốt hơn, còn ERP giúp bạn vận hành tốt hơn.

Khi nào nên chọn CRM?

CRM có thể là lựa chọn tốt hơn nếu thách thức lớn nhất của bạn liên quan đến khách hàng và bán hàng.

Hãy cân nhắc CRM nếu:

1. Đội ngũ bán hàng đang bỏ sót khách hàng tiềm năng.
2. Thông tin khách hàng nằm rải rác ở nhiều công cụ khác nhau.
3. Các lần liên hệ lại thường bị bỏ lỡ.
4. Bạn muốn nắm rõ hơn tình hình phễu bán hàng.
5. Doanh nghiệp của bạn phụ thuộc nhiều vào quan hệ khách hàng.
6. Bạn muốn nâng cao năng suất bán hàng.

Với một doanh nghiệp đang tăng trưởng và lấy bán hàng làm động lực, CRM có thể mang lại cấu trúc cần thiết để biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng gắn bó lâu dài.

Khi nào nên chọn ERP?

ERP có thể là phương án tốt hơn nếu thách thức của bạn liên quan đến nhiều phòng ban và quy trình nội bộ.

Hãy cân nhắc ERP nếu:

1. Hàng tồn kho khó quản lý.
2. Quy trình tài chính và kế toán bị rời rạc.
3. Các phòng ban sử dụng những hệ thống riêng biệt.
4. Bạn mất quá nhiều thời gian nhập đi nhập lại cùng một dữ liệu.
5. Việc lập báo cáo kinh doanh tốn quá nhiều thời gian.
6. Hoạt động vận hành ngày càng khó quản lý khi doanh nghiệp lớn mạnh.

Phần mềm ERP có thể mang đến cho ban lãnh đạo cái nhìn tập trung về mọi hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể dùng cả CRM và ERP không?

Hoàn toàn có thể.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp đang tăng trưởng cuối cùng đều cần cả CRM và ERP.

Hãy hình dung như sau:

CRM → Khách hàng → Bán hàng → Quan hệ

ERP → Vận hành → Nguồn lực → Quản trị doanh nghiệp

Khi được tích hợp, hai hệ thống có thể phối hợp với nhau. Một đơn bán hàng tạo trên CRM có thể chuyển thẳng vào các quy trình vận hành do ERP quản lý, giảm việc nhập liệu trùng lặp và tăng khả năng theo dõi.

CRM và ERP: Đâu là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?

Không có người chiến thắng chung cho mọi trường hợp.

Nếu mục tiêu chính của bạn là tăng doanh số và cải thiện quan hệ khách hàng, hãy bắt đầu với CRM.

Nếu mục tiêu chính của bạn là tinh gọn vận hành và quản lý nguồn lực, ERP có thể phù hợp hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đã đủ lớn để cần cả quản lý khách hàng lẫn quản lý vận hành, việc tích hợp CRM + ERP có thể mang lại một hệ sinh thái công nghệ hoàn chỉnh hơn.

Kết luận

Lựa chọn giữa CRM và ERP không phải là chọn hệ thống mạnh hơn. Điều quan trọng là xác định vấn đề lớn nhất mà doanh nghiệp của bạn cần giải quyết.

Cần quản lý khách hàng tốt hơn? Hãy chọn CRM.

Cần quản lý hoạt động vận hành tốt hơn? Hãy chọn ERP.

Cần quản lý cả hai? Hãy cân nhắc giải pháp tích hợp CRM và ERP.

Phần mềm phù hợp không chỉ đơn giản là thêm một công cụ nữa cho doanh nghiệp. Nó cần giúp đội ngũ làm việc hiệu quả hơn, dữ liệu dễ truy cập hơn và doanh nghiệp dễ quản lý hơn khi bạn phát triển.